Ristorante: i nostri 10 consigli per scegliere il giusto software di cassa
La scelta del software per il registratore di cassa giusto è un passo fondamentale per ogni ristoratore.
Questo strumento è al centro della vostra gestione quotidiana. Ha un impatto sul servizio, sulle finanze e persino sull'esperienza del cliente.
Ma con così tanti prodotti in offerta, può essere difficile orientarsi.
In questo articolo abbiamo riunito 10 consigli pratici per aiutarvi a fare la scelta giusta.
Dall'identificazione delle vostre esigenze alla valutazione del software, ogni fase vi aiuterà a trovare una soluzione adatta alla vostra attività di oggi... e di domani.
Se siete ristoratore indipendente, gestore di una food court o di un'azienda multimarca in rapida espansioneQuesti consigli vi permetteranno di investire nello strumento giusto, senza spiacevoli sorprese.
01. Elencate le vostre esigenze: le vostre specifiche
Prima di esaminare ciò che il software per registratori di cassa può offrire, prendetevi un momento per gettare le basi: Fate un elenco delle vostre esigenze e dei vostri vincoli.
Può sembrare ovvio, ma è un passo che spesso viene trascurato. Eppure può farvi risparmiare molto tempo in seguito.
Perché farlo a monte? Perché impedisce di farsi influenzare da funzioni che, sulla carta, sembrano interessanti ma che potrebbero non essere utili nel quotidiano. O, peggio ancora, di lasciarsi sfuggire un'esigenza importante dicendo: "Vedremo più avanti".
Ecco alcune domande per iniziare:
Cosa è essenziale? Ad esempio: gestione delle scorte, monitoraggio delle vendite, programma di fidelizzazione, ecc.
Quali strumenti utilizzate già? Il nuovo software dovrà essere compatibile con le apparecchiature attuali (terminali, chioschi, tablet)?
Quali sono i vostri vincoli? Mancanza di tempo, team poco preparati, budget limitato...
E domani? Pensate anche ai vostri progetti futuri: aprire un secondo ristorante, integrare nuove soluzioni come il Click & Collect, ecc.
L'idea non è quella di anticipare tutto, ma di avere una visione chiara in un determinato momento. Questo elenco servirà da guida per aiutarvi a confrontare le soluzioni ed evitare di disperdervi troppo.
02. Dare priorità al lavoro
Una volta stilato l'elenco delle esigenze, è il momento di passare alla fase successiva: dare priorità a ciò che conta davvero.
Non è detto che possiate avere tutto subito, quindi è bene definire le vostre priorità e fare una scelta che copra prima l'essenziale.
Ripercorrete l'elenco e ponetevi le domande giuste:
Quali sono le caratteristiche non negoziabili? Ad esempio, se si gestisce uno stabilimento affollatoUna funzione di gestione rapida dei pagamenti potrebbe essere interessante.
Cosa può aspettare? Gli strumenti avanzati di analisi dei dati possono essere interessanti, ma non sono immediatamente indispensabili.
Quali sono i vostri attuali punti dolenti? Concentratevi su ciò che oggi vi fa perdere tempo o denaro.
L'idea è quella di identificare le caratteristiche che avranno un impatto diretto sulla vostra vita quotidiana.
Ad esempio:
✔ Gestite le vostre scorte in modo più semplice per evitare gli esaurimenti.
✔ Semplificare il servizio integrando terminali o tablet per gli ordini.
✔ Comprendete meglio le vostre vendite con statistiche chiare e accessibili.
Classificando le vostre priorità, potete essere certi di non essere sedotti da opzioni inutili. Questo vi aiuterà anche a rispettare il vostro budget, pur disponendo di un software adatto alle vostre reali esigenze.
Una volta definite le priorità, è possibile confrontare le soluzioni con una griglia chiara in mente.
Passo successivo: definire il budget!
03. Definire il budget
Ora che avete una visione chiara delle vostre esigenze e priorità, è il momento di parlare di budget.
Questa fase è essenziale per evitare di perdere tempo con un software che non è alla vostra portata o, al contrario, di rinunciare a una soluzione ad alte prestazioni per una mal riposta preoccupazione di risparmio.
Per definire il vostro budget, tenete conto di :
Costi iniziali :
➜ Costi di acquisto o di installazione del software.
➜ Attrezzature aggiuntive se necessarie (tablet, stampanti, ecc.).
Costi ricorrenti :
➜ Abbonamento mensile o annuale.
➜ Manutenzione, aggiornamenti, assistenza tecnica.
Opzioni aggiuntive :
➜ Funzionalità avanzate (statistiche dettagliate, strumenti di marketing, ecc.).
➜ Servizi associati come formazione e assistenza in loco.
Non dimenticate di stimare quanto potete risparmiare o guadagnare utilizzando il software:
✔ Ridurre l'errore umano attraverso l'automazione.
✔ Risparmiare tempo nella gestione di ordini e pagamenti.
E infine.., tenere presente che il più economico non è sempre il più conveniente. L'importante è trovare software che offre un buon rapporto qualità-prezzo e che può evolvere con le vostre esigenze.
Con un budget chiaro in mente, potete confrontare le soluzioni in tutta tranquillità, senza rischiare di spendere più del necessario o di sottoinvestire nella vostra azienda. uno strumento fondamentale per la vostra attività.
04. Verifica della conformità legale
La scelta di un pacchetto software per registratori di cassa non si limita alla funzionalità o al prezzo. Dovete anche verificare che sia conforme ai requisiti di legge vigenti.
In Francia, ad esempio, la legge prevede che qualsiasi software per registratori di cassa utilizzato da un rivenditore debba essere certificato per garantire l'affidabilità, la sicurezza e la tracciabilità dei dati.
Ecco cosa è necessario controllare:
➜ Certificazione NF525 o equivalente : Questo standard garantisce la conformità del software alle norme fiscali francesi. Se il vostro software non è certificato, potreste incorrere in una multa fino a 7.500 euro per ogni software non conforme.
➜ Certificato del fornitore : richiedere un certificato ufficiale che attesti la conformità del software alla normativa. Si tratta di un'ulteriore garanzia in caso di controlli fiscali.
➜ Aggiornamenti legali: assicurarsi che il software possa essere aggiornato per tenere il passo con le modifiche normative. Le leggi cambiano e il software deve essere in grado di tenere il passo.
Perché è importante? Perché un software non conforme non solo può portare a sanzioni, ma può anche compromettere la trasparenza della vostra gestione.
05. Software specialistico o generico: qual è la scelta giusta per il vostro ristorante?
Quando si tratta di scegliere un software per registratori di cassa, si hanno due opzioni principali: optare per una soluzione specializzata per i ristoranti o scegliere un pacchetto software generico. La scelta dipende dalle vostre esigenze, ma anche dalla natura della vostra attività.
Ecco un rapido confronto per aiutarvi:
Software per registratori di cassa specializzati
Per chi è? Ristoratori, aree di ristoro, caffèo qualsiasi attività con esigenze specifiche.
Vantaggi :
➜ Caratteristiche adattate: gestione delle mance, multiservizi, presa delle ordinazioni al tavolo, gestione delle scorte, ecc.
➜ Migliore comprensione dei vincoli del settorecome i periodi di punta o gli ordini online.
➜ Un supporto pensato per i ristoratori (assistenza tecnica, formazione adeguata).
Svantaggio : Può costare un po' di più rispetto al software generico.
Software per il registro di cassa generale
Per chi è? Negozi con esigenze di base di gestione del contante o ristoranti con operazioni semplificate.
Vantaggi :
➜ Spesso sono più convenienti.
➜ A volte l'interfaccia è più facile da imparare se si hanno pochi requisiti.
Svantaggi:
Funzionalità limitata: non sempre adattati alle esigenze specifiche del settore della ristorazione (ad esempio, gestione delle sale, menu personalizzabili).
➜ Meno flessibile per supportare la crescita della vostra attività (multistabilimento, programmi di fidelizzazione, ecc.).
Come scegliere?
Ponetevi due domande chiave:
Le mie esigenze sono specifiche del settore della ristorazione? In tal caso, spesso i software specializzati sono più adatti.
La mia attività è destinata a crescere? Se avete intenzione di aprire altri locali o di aggiungere nuovi servizi (consegna, Clicca e ritira), optate per una soluzione che possa crescere con voi.
In poche parole: Un software specializzato è un investimento su misura per un ristoratore. Un software generico può essere sufficiente se le vostre esigenze sono di base e cercate una soluzione semplice ed economica.
06. Privilegiare la compatibilità con i vostri strumenti e soluzioni
Un buon software per registratori di cassa deve essere facile da integrare nell'ambiente di lavoro. Prima di scegliere, assicuratevi che sia compatibile con gli strumenti e le soluzioni che già utilizzate o che intendete aggiungere in futuro.
Ecco i punti da controllare:
01. Compatibilità hardware
Verificare che il software funzioni con l'hardware esistente:
➜ Stampanti (biglietti, fatture).
➜ Terminali di pagamento.
➜ Pannelli o terminali di controllo.
Se dovete acquistare una nuova apparecchiatura, assicuratevi che sia disponibile, affidabile e che rientri nel vostro budget.
02. Integrazione del software
Il software del registratore di cassa deve essere in grado di comunicare con gli altri strumenti:
➜ Soluzioni di ordinazione online (Click & Collect, consegna).
Strumenti di gestione dell'inventario per evitare carenze o eccedenze.
Strumenti CRM e di marketing per personalizzare le campagne di fidelizzazione e monitorare i clienti.
➜ Software di contabilità per facilitare la gestione finanziaria e la dichiarazione dei redditi.
Perché è importante?
Un software che non si integra bene con gli strumenti attuali può rallentare le operazioni e generare errori. Al contrario, una buona compatibilità semplifica la gestione quotidiana, migliora l'efficienza del vostro team e vi fa risparmiare tempo.
Prendetevi il tempo di chiedere al fornitore un elenco delle compatibilità e, se possibile, testate l'integrazione prima di firmare. A lungo termine, sarete più tranquilli.
07. Informazioni sull'installazione e l'assistenza
Scegliere un software per registratori di cassa ad alte prestazioni è un'ottima cosa, ma deve essere facile da configurare e deve essere accompagnato da un buon sistema di supporto.
Un'installazione complicata o la mancanza di formazione possono trasformare rapidamente un investimento in un grattacapo per il vostro team.
Installazione: cosa controllare?
➜ Tempo di installazione : Quanto tempo ci vuole per rendere il software operativo? L'ideale è che sia rapido, in modo da non interrompere la vostra attività.
➜ Assistenza tecnica : Il fornitore offre assistenza per la configurazione del software in loco o in remoto?
➜ Requisiti hardware : Dovete acquistare nuove attrezzature o adattare quelle che avete già?
Aggiornamenti: Il software viene aggiornato regolarmente e gli aggiornamenti sono facili da installare?
Formazione e assistenza: essenziali per il vostro team
➜ Formazione iniziale : È essenziale imparare a conoscere il sistema per evitare errori. Verificate se il fornitore offre una formazione per voi e per il vostro personale.
➜ Assistenza tecnica : Quali sono gli orari e le modalità di contatto (telefono, e-mail, chat)?
Documentazione: Il fornitore fornisce guide chiare o tutorial per rispondere alle domande più comuni?
Perché è importante?
Un software mal installato o mal compreso può rallentare rapidamente le operazioni, frustrare i team e danneggiare l'esperienza dei clienti. Al contrario, il giusto supporto garantirà una transizione fluida e un utilizzo ottimale fin dall'inizio.
Prendetevi il tempo necessario per porre domande al fornitore su questi punti prima di prendere un impegno. Eviterete spiacevoli sorprese e potrete concentrarvi sulla vostra attività in tutta tranquillità.
08. Feedback di studio
Prendetevi il tempo necessario per conoscere le esperienze degli altri utenti. I feedback, sia quelli di ristoratori come voi che quelli delle recensioni online, sono una miniera di informazioni per valutare l'affidabilità di una soluzione.
Dove cercare questi rendimenti?
Avviso online: cercate le valutazioni e le recensioni sulle piattaforme specializzate o sui social network. Cercate informazioni sull'affidabilità del software, sulla qualità del servizio clienti e sulle funzioni realmente utili nella vita quotidiana.
➜ Rete professionale: parlare con altri ristoratori. Coloro che già utilizzano un software per registratori di cassa potranno condividere il loro feedback concreto e non filtrato.
➜ Casi di studio : alcuni marchi pubblicano testimonianze degli utenti. Possono essere utili per visualizzare il software nel suo contesto.
Perché è importante?
Questo feedback vi permette di anticipare i punti deboli di una soluzione prima di acquistarla. Inoltre, vi dà una visione più realistica di ciò che funziona bene... e di ciò che non funziona.
09. Testare il software prima di impegnarsi
Non scegliete mai un software per registratori di cassa senza averlo prima testato. Ciò che sembra perfetto sulla carta può essere poco pratico o complicato da usare quotidianamente.
Perché testare prima di acquistare?
➜ Valutazione dell'interfaccia: è intuitivo? Voi e i vostri team dovete essere in grado di usarlo facilmente, anche se non siete esperti di informatica.
➜ Caratteristiche principali del test: ad esempio, la creazione di prodotti, l'emissione di biglietti o la gestione di ordini online. Queste opzioni dovrebbero funzionare senza problemi.
➜ Controllare la velocità: Un software lento può interrompere il servizio, soprattutto nelle ore di punta. Assicuratevi che tutto funzioni senza intoppi.
➜ Verificare la compatibilità: provatelo con le apparecchiature esistenti (stampanti, VSE, tablet) per evitare delusioni.
Come si procede?
➜ Richiedete una demo: La maggior parte dei fornitori offre una dimostrazione o un periodo di prova gratuiti. Approfittatene per familiarizzare con il software in condizioni simili alla vostra vita quotidiana.
➜ Simulare un servizio: Verificate ogni fase del processo, dalla presa in carico dell'ordine all'incasso, per identificare eventuali colli di bottiglia.
➜ Coinvolgete i vostri team: Chiedete loro di testare il software. Il loro feedback è prezioso, perché sono loro che lo useranno di più.
E se il test non è conclusivo?
Se il software non è all'altezza delle vostre aspettative o vi sembra complicato da usare, non preoccupatevi. Uno strumento deve semplificare la gestione, non complicarla.
Prendetevi il tempo necessario, vi risparmierà rimpianti (e costi inutili).
10. Pensare alla scalabilità della soluzione
Ne abbiamo parlato in questo articolo: il vostro ristorante di oggi non sarà necessariamente il vostro ristorante di domani.
Sia che stiate pianificando l'aggiunta di nuovi servizi, l'apertura di un nuovo stabilimento o l'adeguamento alle tendenze del settore, Il software del registratore di cassa deve essere in grado di crescere insieme a voi.
Perché la scalabilità è importante?
➜ Sostenere la vostra crescita : Se state aprendo un nuovo stabilimento o state passando a un formato multimarca, il vostro software deve consentire una gestione centralizzata.
➜ Integrare nuove funzioni : Potrebbero emergere delle esigenze, come la gestione di terminali di controllol'aggiunta di un programma fedeltà o l'introduzione di Clicca e ritira.
➜ Adattamento alle nuove tecnologie: Il settore della ristorazione sta cambiando rapidamente. Il vostro software deve essere in grado di stare al passo, ad esempio con integrazioni per Codici QR o pagamenti mobili.
Punti da controllare
➜ Aggiornamenti regolari: Il fornitore offre aggiornamenti per incorporare nuove funzioni o adattarsi alle modifiche legali?
➜ Modularità: Il software consente di aggiungere opzioni à la carte, senza dover modificare tutto?
Come si fa a pianificare il futuro?
➜ Discutete i vostri piani futuri con il fornitore: apertura di un nuovo stabilimento, aggiunta di servizi, sviluppo come franchisee, ecc.
➜ Informatevi sulle esperienze di altri ristoratori: coloro che hanno sviluppato la loro attività con la stessa soluzione.
➜ Assicurarsi che il modello di abbonamento o di prezzo rimanga valido. se le vostre esigenze aumentano.
Puntare su un software scalabile significa pensare a lungo termine. In questo modo, eviterete di dover cambiare tutto tra qualche anno e investirete in una soluzione in grado di sostenere la vostra crescita.
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