Restaurant : nos 10 conseils pour bien choisir son logiciel de caisse
10 December 2024
Le choix d’un logiciel de caisse est une étape clé pour tout restaurateur.
Cet outil est au cœur de votre gestion quotidienne : il impacte le service, les finances, et même l’expérience client.
Mais face à la multitude d’offres, il peut être difficile de s’y retrouver.
Dans cet article, nous avons rassemblé 10 conseils pratiques pour vous aider à faire le bon choix.
De l’identification de vos besoins à l’évaluation du logiciel, chaque étape vous permettra de trouver une solution qui correspond à votre activité aujourd’hui… et demain.
Que vous soyez restaurateur indépendant, gérant d’un food court, ou d’une multi-enseignes en pleine expansion, ces recommandations vous permettront d’investir dans un outil adapté, sans mauvaises surprises
01. Listez vos besoins : votre cahier des charges
Avant de regarder ce que les logiciels de caisse peuvent offrir, prenez un moment pour poser les bases : faites la liste de vos besoins et de vos contraintes.
Ça peut paraître évident, mais c’est une étape souvent négligée. Pourtant, elle peut vous faire gagner beaucoup de temps par la suite.
Pourquoi le faire en amont ? Car ça vous empêche de vous laisser influencer par des fonctionnalités qui, sur le papier, semblent intéressantes mais qui ne seront peut-être pas utiles au quotidien. Ou pire, de passer à côté d’un besoin important en vous disant : “On verra plus tard.”
Voici quelques questions pour vous aider à démarrer :
➜ Qu’est-ce qui est indispensable ? Par exemple : gestion des stocks, suivi des ventes, programme de fidélité, etc.
➜ Quels outils utilisez-vous déjà ? Le nouveau logiciel devra-t-il être compatible avec vos équipements actuels (terminaux, bornes, tablettes) ?
➜ Quelles sont vos contraintes ? Manque de temps, équipes peu formées, budget limité...
➜ Et demain ? Pensez aussi à vos projets futurs : ouverture d’un deuxième restaurant, intégration de nouvelles solutions comme le Click & Collect, etc.
L’idée n’est pas de tout prévoir, mais d’avoir une vision claire à l’instant T. Cette liste vous servira de guide pour comparer les solutions et éviter de vous éparpiller.
02. Hiérarchisez vos priorités
Une fois votre liste de besoins établie, il est temps de passer à l’étape suivante : hiérarchiser ce qui compte vraiment.
Vous ne pourrez peut-être pas tout avoir tout de suite, alors autant définir vos priorités pour faire un choix qui répond d’abord à l’essentiel.
Reprenez votre liste et posez-vous les bonnes questions :
➜ Quelles fonctionnalités sont non négociables ? Par exemple, si vous gérez un établissement avec beaucoup de flux, une fonction de gestion rapide des paiements pourrait être intéressante.
➜ Qu’est-ce qui peut attendre ? Peut-être que des outils avancés d’analyse de données sont intéressants, mais pas indispensables dans l’immédiat.
➜ Quels sont vos points de douleur actuels ? Concentrez-vous sur ce qui vous fait perdre du temps ou de l’argent aujourd’hui.
L’idée est d’identifier les fonctionnalités qui auront un impact direct sur votre quotidien.
For example:
✔ Gérer vos stocks plus facilement pour éviter les ruptures.
✔ Fluidifier le service en intégrant des bornes ou des tablettes pour les commandes.
✔ Mieux comprendre vos ventes avec des statistiques claires et accessibles.
En classant vos priorités, vous êtes sûr de ne pas vous laisser séduire par des options inutiles. Cela vous aidera aussi à rester dans votre budget, tout en ayant un logiciel adapté à vos besoins réels.
Une fois vos priorités définies, vous pourrez comparer les solutions avec une grille claire en tête.
Prochaine étape : définir votre budget !
03. Définissez votre budget
Maintenant que vous avez une vision claire de vos besoins et de vos priorités, il est temps de parler budget.
Cette étape est essentielle pour éviter de perdre du temps sur des logiciels hors de votre portée ou, au contraire, de passer à côté d’une solution performante par souci d’économie mal placé.
Pour bien définir votre budget, prenez en compte :
Les coûts initiaux :
➜ Achat du logiciel ou frais d’installation.
➜ Matériel complémentaire si nécessaire (tablettes, imprimantes, etc.).
Les coûts récurrents :
➜ Abonnement mensuel ou annuel.
➜ Maintenance, mises à jour, support technique.
Les options supplémentaires :
➜ Fonctionnalités avancées (statistiques détaillées, outils marketing, etc.).
➜ Services associés comme la formation ou l’assistance sur site.
Pensez aussi à estimer ce que le logiciel peut vous faire économiser ou gagner :
✔ Réduction des erreurs humaines grâce à l’automatisation.
✔ Gain de temps dans la gestion des commandes et des paiements.
Enfin, gardez en tête que le moins cher n’est pas toujours le plus rentable. L’important est de trouver un logiciel qui offre un bon rapport qualité/prix et qui peut évoluer avec vos besoins.
Avec un budget clair en tête, vous pourrez comparer les solutions en toute sérénité, sans risquer de dépenser plus que nécessaire ou de sous-investir sur un outil clé pour votre activité.
04. Vérifiez la conformité légale
Choisir un logiciel de caisse ne se limite pas à ses fonctionnalités ou son prix. Vous devez aussi vérifier qu’il est conforme aux obligations légales en vigueur.
En France, par exemple, la loi impose que tout logiciel de caisse utilisé par un commerçant soit certifié pour garantir la fiabilité, la sécurisation, et la traçabilité des données.
Voici ce qu’il faut vérifier :
➜ Certification NF525 ou équivalent : cette norme garantit que le logiciel respecte les règles fiscales françaises. Si votre logiciel n’est pas certifié, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 € par logiciel non conforme.
➜ Attestation du fournisseur : demandez une attestation officielle prouvant que le logiciel est conforme à la législation. C’est une garantie supplémentaire en cas de contrôle fiscal.
➜ Mises à jour légales : assurez-vous que le logiciel peut être mis à jour en fonction des évolutions réglementaires. Les lois changent, et votre logiciel doit pouvoir suivre.
Pourquoi c’est important ? Parce qu’un logiciel non conforme peut non seulement entraîner des sanctions, mais aussi compromettre la transparence de votre gestion.
05. Logiciel spécialisé ou généraliste : quel choix pour votre restaurant ?
Quand vient le moment de choisir un logiciel de caisse, vous aurez deux options principales : opter pour une solution spécialisée dans la restauration ou choisir un logiciel généraliste. Le choix dépend de vos besoins, mais aussi de la nature de votre activité.
Voici un rapide comparatif pour vous aider :
Les logiciels de caisse spécialisés
Pour qui ? Restaurateurs, food courts, cafés, ou toute activité avec des besoins spécifiques.
Avantages :
➜ Fonctionnalités adaptées : gestion des pourboires, multi-services, prise de commande à table, gestion des stocks, etc.
➜ Meilleure compréhension des contraintes du secteur, comme les pics d’affluence ou les commandes en ligne.
➜ Accompagnement pensé pour les restaurateurs (support technique, formation adaptée).
Inconvénient : Peut coûter un peu plus cher qu’un logiciel généraliste.
Les logiciels de caisse généralistes
Pour qui ? Commerces ayant des besoins basiques en gestion de caisse, ou restaurants avec un fonctionnement simplifié.
Avantages :
➜ Coût souvent plus abordable.
➜ Interface parfois plus simple à prendre en main si vous avez peu d’exigences.
Inconvénients :
➜ Fonctionnalités limitées : pas toujours adapté aux particularités de la restauration (ex. : gestion de salle, menus personnalisables).
➜ Moins flexible pour accompagner la croissance de votre activité (multi-établissements, programmes de fidélité, etc.).
Comment choisir ?
Posez-vous 2 questions clés :
➜ Mes besoins sont-ils spécifiques à la restauration ? Si oui, un logiciel spécialisé sera souvent plus pertinent.
➜ Mon activité est-elle amenée à se développer ? Si vous envisagez d’ouvrir d’autres établissements ou d’ajouter de nouveaux services (delivery, Click & Collect), optez pour une solution capable d’évoluer avec vous.
En résumé : un logiciel spécialisé est un investissement sur-mesure pour un restaurateur. Un logiciel généraliste peut suffire si vos besoins sont basiques et que vous recherchez une solution simple et économique.
06. Privilégiez la compatibilité avec vos outils et solutions
Un bon logiciel de caisse doit s’intégrer facilement dans votre environnement de travail. Avant de faire votre choix, assurez-vous qu’il est compatible avec les outils et solutions que vous utilisez déjà ou que vous prévoyez d’ajouter à l’avenir.
Voici les points à vérifier :
01. La compatibilité matérielle
Vérifiez que le logiciel fonctionne avec votre matériel existant :
➜ Imprimantes (tickets, factures).
➜ Terminaux de paiement (TPE).
➜ Tablettes ou bornes de commande.
Si vous devez acheter du nouveau matériel, assurez-vous qu’il est disponible, fiable, et dans votre budget.
02. Les intégrations logicielles
Votre logiciel de caisse doit pouvoir communiquer avec vos autres outils :
➜ Solutions de commande en ligne (Click & Collect, livraison).
➜ Outils de gestion des stocks pour éviter les ruptures ou les excédents.
➜ CRM et outils marketing pour personnaliser vos actions de fidélisation et suivre vos clients.
➜ Logiciels comptables pour faciliter la gestion financière et les déclarations fiscales.
Pourquoi c’est important ?
Un logiciel qui s’intègre mal à vos outils actuels peut ralentir vos opérations et générer des erreurs. À l’inverse, une bonne compatibilité simplifie la gestion au quotidien, améliore l’efficacité de votre équipe, et vous fait gagner du temps.
Prenez le temps de demander une liste des compatibilités au fournisseur et, si possible, testez l’intégration avant de signer. Vous serez plus serein sur le long terme.
07. Renseignez-vous sur l’installation et l’accompagnement
Choisir un logiciel de caisse performant, c’est bien, mais encore faut-il qu’il soit facile à mettre en place et accompagné d’un bon support.
Une installation compliquée ou un manque de formation peut rapidement transformer un investissement en casse-tête pour votre équipe.
Installation : que vérifier ?
➜ Temps d’installation : combien de temps faut-il pour que le logiciel soit opérationnel ? Idéalement, cela doit être rapide pour ne pas perturber votre activité.
➜ Assistance technique : le fournisseur propose-t-il un accompagnement pour configurer le logiciel sur place ou à distance ?
➜ Prérequis matériels : faut-il acheter de nouveaux équipements ou adapter ceux que vous avez déjà ?
➜ Mises à jour : le logiciel est-il régulièrement mis à jour, et ces mises à jour sont-elles simples à installer ?
Formation et support : essentiels pour votre équipe
➜ Formation initiale : une bonne prise en main est essentielle pour éviter les erreurs. Vérifiez si le fournisseur propose une formation pour vous et votre personnel.
➜ Support technique : quels sont les horaires et les moyens de contact (téléphone, e-mail, chat) ?
➜ Documentation : le fournisseur met-il à disposition des guides clairs ou des tutoriels pour répondre aux questions courantes ?
Pourquoi c’est important ?
Un logiciel mal installé ou mal compris peut rapidement ralentir vos opérations, frustrer vos équipes, et nuire à l’expérience client. À l’inverse, un bon accompagnement assure une transition fluide et une utilisation optimale dès le départ.
Prenez le temps de poser des questions au fournisseur sur ces points avant de vous engager. Vous éviterez les mauvaises surprises et pourrez vous concentrer sur votre activité en toute sérénité.
08. Étudiez les retours d’expérience
Prenez le temps de vous renseigner sur les expériences des autres utilisateurs. Les retours d’expérience, qu’ils viennent de restaurateurs comme vous ou d’avis en ligne, sont une mine d’informations pour évaluer la fiabilité d’une solution.
Où chercher ces retours ?
➜ Avis en ligne : consultez les notes et commentaires sur des plateformes spécialisées ou sur les réseaux sociaux. Cherchez des informations sur la fiabilité du logiciel, la qualité du service client et les fonctionnalités réellement utiles au quotidien.
➜ Réseau professionnel : discutez avec d’autres restaurateurs. Ceux qui utilisent déjà un logiciel de caisse pourront partager leurs retours concrets, sans filtre.
➜ Études de cas : certaines marques publient des témoignages d’utilisateurs. Ils peuvent être utiles pour visualiser le logiciel dans son contexte.
Pourquoi c’est important ?
Ces retours vous permettent d’anticiper les points faibles d’une solution avant de l’acheter. Ils vous donnent aussi une vision plus réaliste de ce qui fonctionne bien… ou pas.
09. Testez le logiciel avant de vous engager
Ne choisissez jamais un logiciel de caisse sans l’avoir testé. Ce qui semble parfait sur le papier peut s’avérer peu pratique ou compliqué à utiliser au quotidien.
Pourquoi tester avant d’acheter ?
➜ Évaluer l’interface : est-elle intuitive ? Vous et vos équipes devez pouvoir l’utiliser facilement, même sans être expert en informatique.
➜ Tester les fonctionnalités clés : par exemple, la création des produits, l’édition de tickets, ou encore la prise en charge des commandes en ligne. Ces options doivent fonctionner sans problèmes.
➜ Vérifier la rapidité : un logiciel lent peut perturber votre service, surtout lors des heures de pointe. Assurez-vous que tout soit fluide.
➜ Vérifier la compatibilité : essayez-le avec votre matériel existant (imprimantes, TPE, tablettes) pour éviter les déconvenues.
Comment procéder ?
➜ Demandez une démo : La plupart des fournisseurs proposent une démonstration gratuite ou une période d’essai. Profitez-en pour manipuler le logiciel dans des conditions proches de votre quotidien.
➜ Simulez un service : Testez toutes les étapes, de la prise de commande à l’encaissement, pour repérer d’éventuels points bloquants.
➜ Impliquez vos équipes : Demandez-leur de tester le logiciel. Leurs retours sont précieux, car ce sont eux qui l’utiliseront le plus.
Et si le test n’est pas concluant ?
Si le logiciel ne répond pas à vos attentes ou semble compliqué à prendre en main, passez votre chemin. Un outil doit simplifier votre gestion, pas la compliquer.
Prenez le temps, cela vous évitera des regrets (et des frais inutiles).
10. Pensez à l’évolutivité de la solution
On en a parlé tout au long de cet article : votre restaurant d’aujourd’hui ne sera pas forcément celui de demain.
Que vous prévoyiez d’ajouter de nouveaux services, d’ouvrir un établissement ou de vous adapter aux tendances du secteur, votre logiciel de caisse doit pouvoir évoluer avec vous.
Pourquoi l’évolutivité est importante ?
➜ Accompagner votre croissance : Si vous ouvrez un nouvel établissement ou passez à un format multi-enseignes, votre logiciel doit permettre une gestion centralisée.
➜ Intégrer de nouvelles fonctionnalités : Des besoins peuvent émerger, comme la gestion de control terminals, l’ajout d’un loyalty program ou la mise en place de Click & Collect.
➜ S’adapter aux nouvelles technologies : Le secteur de la restauration évolue rapidement. Votre logiciel doit pouvoir suivre, par exemple avec des intégrations pour des QR codes or paiements mobiles.
Les points à vérifier
➜ Mises à jour régulières : le fournisseur propose-t-il des mises à jour pour intégrer de nouvelles fonctionnalités ou s’adapter aux évolutions légales ?
➜ Modularité : le logiciel permet-il d’ajouter des options à la carte, sans avoir à tout changer ?
Comment anticiper ?
➜ Discutez avec le fournisseur de vos projets futurs : ouverture d’établissement, ajout de services, développement en franchise, etc.
➜ Renseignez-vous sur les expériences d’autres restaurateurs : ceux qui ont développé leur activité avec la même solution.
➜ Assurez-vous que l’abonnement ou le modèle tarifaire reste viable si vos besoins augmentent.
Miser sur un logiciel évolutif, c’est penser sur le long terme. Vous évitez ainsi de devoir tout changer dans quelques années et investissez dans une solution qui accompagnera votre développement.
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