The importance of choosing the right POS software for a restaurant
August 01, 2021
Le logiciel de caisse est le cœur de la gestion opérationnelle et stratégique de tout établissement de restauration.
Depuis 2018, la réglementation française impose l’utilisation de logiciels certifiés. Mais au-delà de l’obligation légale, ces outils offrent des fonctionnalités avancées pour simplifier la gestion de votre établissement et améliorer l’expérience client.
Suivi des performances, gestion connectée : les logiciels de caisse actuels vont bien plus loin que l’encaissement des commandes.
Dans cet article, on fait le point sur les fonctionnalités essentielles à rechercher, les bénéfices concrets qu’un tel outil peut apporter, et comment choisir celui qui correspond vraiment à vos besoins.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse, c’est l’outil qui gère tout ce qui tourne autour des paiements dans votre restaurant. Mais pas seulement. Il centralise aussi des tâches comme les commandes, les ventes, ou même le suivi des clients.
Dans la technique, c’est un programme relié à une caisse enregistreuse, que ce soit une tablette ou un matériel plus classique.
En pratique, c’est ce qui vous permet de savoir où vous en êtes : combien vous avez vendu, quels sont vos plats qui cartonnent, ou même combien il reste de stock sur tel ou tel produit.
Pourquoi utiliser un logiciel de caisse est obligatoire aujourd’hui ?
La réglementation : ce que dit la loi
Depuis le 1er janvier 2018, tous les restaurateurs en France doivent utiliser un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Cette obligation a été mise en place pour lutter contre la fraude fiscale, en empêchant l’utilisation de logiciels capables d’effacer des transactions ou de fausser les comptes. Le but : garantir une comptabilité transparente et limiter les fraudes qui pénalisent l’économie.
Pour être en règle, votre logiciel doit répondre à des critères précis, comme la certification NF525 ou un certificat équivalent. Ces garanties assurent que toutes vos opérations sont enregistrées et conservées de façon sécurisée.
Si vous n’êtes pas en conformité, vous risquez une amende qui peut aller jusqu’à 7 500 € par logiciel non certifié, avec un délai de 60 jours pour vous mettre à jour.
Une opportunité pour les restaurateurs
Au-delà de l’obligation légale, adopter un logiciel de caisse moderne, c’est aussi profiter d’une solution pensée pour simplifier votre quotidien.
Les nouvelles générations de caisses sont légères, tactiles, et souvent installées sur tablettes. Elles remplacent les anciens modèles encombrants et peu pratiques.
Mais surtout, elles ouvrent la porte à des outils connectés. Commandes en ligne, gestion des stocks, loyalty programs : tout peut être centralisé et automatisé.
C’est l’occasion de moderniser votre restaurant, d’améliorer l’expérience client et de gagner du temps sur des tâches administratives.
En résumé, cette obligation légale est aussi une chance de passer à un système plus performant, qui vous fait gagner en efficacité et en fiabilité, tout en restant conforme à la loi.
Les fonctionnalités clés d’un bon logiciel de caisse
Il existe des dizaines de solutions de logiciels de caisse rien qu’en France, chacune avec ses propres fonctionnalités. Face à cette multitude d’options, il peut être facile de s’y perdre.
01. Une gestion des ventes et des commandes
Un bon logiciel de caisse doit être capable de gérer tout le cycle de la commande, peu importe la façon dont elle arrive : prise en salle, Click & Collect, Self ordering kiosk, ou encore delivery.
Il doit aussi s’adapter à votre façon de travailler.
Par exemple, dans un restaurant avec service à table, l’outil doit permettre de regrouper plusieurs commandes sur une seule addition, de diviser une note, ou encore de transférer des commandes entre tables.
Un vrai plus : un système capable de gérer les commandes à emporter ou en livraison, avec des outils connectés pour envoyer directement les commandes en cuisine ou vers les livreurs. En bref, tout doit être fluide pour vous, votre équipe et vos clients.
02. Le suivi des performances et l’analyse des données
Sans données, difficile de piloter un restaurant efficacement.
Un bon logiciel de caisse doit vous donner une vue claire sur vos performances : chiffre d’affaires, plats les plus populaires, heures creuses, taux de rotation des tables…
Ces données, accessibles en quelques clics, vous permettent de repérer ce qui marche (et ce qui ne marche pas), d’ajuster vos menus ou vos prix, et de planifier vos horaires en fonction des pics d’activité.
Certains logiciels vont encore plus loin, avec des rapports personnalisés ou des alertes en temps réel pour suivre vos indicateurs clés sans perdre de temps. C’est comme avoir un assistant virtuel pour prendre de meilleures décisions au quotidien.
03. L’intégration avec d’autres outils
Votre logiciel de caisse ne doit pas être une solution isolée, mais un véritable hub connecté. Il doit s’intégrer facilement à des outils complémentaires comme :
➜ Les plateformes de livraison.
➜ Les bornes de commande pour réduire les files d’attente.
➜ Les solutions de fidélité pour récompenser vos clients réguliers.
➜ Les outils de gestion des stocks pour éviter les ruptures.
L’idée est simple : centraliser toutes les opérations sur une seule interface. Par exemple, si vous proposez la livraison, vos commandes en ligne doivent apparaître automatiquement dans votre caisse et être transmises en cuisine, sans saisie manuelle.
04. La gestion des paiements
Aujourd’hui, vos clients s’attendent à pouvoir payer comme ils le souhaitent : carte bancaire, espèces, tickets-restaurants, ou même QR codes et paiements mobiles.
Un bon logiciel de caisse doit être compatible avec tous ces moyens de paiement, tout en simplifiant la vie de vos équipes.
For example:
➜ Paiement à la table via un QR Codes.
➜ Encaissement groupé ou paiement partagé, utile pour les grandes tables.
➜ Gestion des pourboires directement intégrée.
Et pour vous ? La synchronisation automatique avec votre comptabilité pour que tout soit carré côté administratif. Une vraie tranquillité d’esprit.
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Trouver le bon logiciel de caisse, c’est essentiel pour simplifier votre gestion et optimiser votre restaurant.
Chez Obypay, on collabore avec des partenaires reconnus pour leur fiabilité et leurs fonctionnalités adaptées aux besoins des restaurateurs.
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