Logiciel de caisse VS Logiciel de gestion : quelles différences pour un restaurant ?
74 % des restaurateurs utilisent aujourd’hui un outil de caisse, contre 34 % des outils de gestion. Mais derrière ces deux catégories et les innovateurs du secteur, où s’arrête la caisse et où commence la gestion ?
Logiciel de caisse, logiciel de gestion, ERP, CRM, solutions tout-en-un… les appellations se multiplient, tout comme les fonctions proposées. Quelle différence entre un logiciel de caisse et un logiciel de gestion ? À quels besoins répondent-ils ? Faut-il choisir entre les deux ou les faire fonctionner ensemble ?
On fait le point pour vous aider à construire un écosystème logiciel adapté à votre restaurant.
Logiciel de caisse : un socle transactionnel pour le restaurant
Le logiciel de caisse occupe une place centrale dans la gestion des ventes au restaurant. Il enregistre les commandes, les paiements, les tickets, la TVA et les données de chiffre d’affaires. Sa fonction première est 100% transactionnelle, en centralisant ce qu’il se passe au moment de la commande et du règlement.
À ne pas confondre avec la caisse enregistreuse. Là où cette dernière sert avant tout à enregistrer les encaissements, le logiciel de caisse centralise et structure les données liées aux ventes. Il peut aussi communiquer avec d’autres outils utilisés par le restaurant.
Et son périmètre s’est largement élargi ces dernières années. Des acteurs comme Velocità della luce, Cashpad, L'aggiunta, Zelty o Popina ont développé des solutions de caisse spécialisées pour la restauration, avec des fonctionnalités poussées pour gérer les spécificités du métier. La caisse reste le point d’entrée des ventes, mais elle s’inscrit de plus en plus dans un écosystème plus large.
“Utiliser un logiciel de caisse n’est pas une obligation légale pour un restaurant. En revanche, dès lors qu’un établissement assujetti à la TVA utilise un logiciel pour enregistrer les règlements de ses clients particuliers, celui-ci doit respecter les exigences prévues par l’administration fiscale.”À savoir
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Logiciels de gestion : des solutions opérationnelles et stratégiques pour piloter son activité
Le terme « logiciel de gestion » recouvre un spectre beaucoup plus large que celui du logiciel de caisse. Derrière cette appellation se retrouvent des solutions aux fonctions très variées, de la gestion quotidienne au pilotage commercial et stratégique.
01. Suivre ses stocks, ses achats et ses marges
La première famille des logiciels de gestion se concentre sur les matières premières, les coûts et le suivi des opérations en cuisine.
Parmi les fonctions les plus courantes :
✔ suivre les stocks et réaliser les inventaires
✔ gérer les achats, les commandes et les fournisseurs
✔ centraliser les fiches techniques et calculer les coûts matière
✔ suivre les marges par produit ou par recette
✔ assurer la traçabilité et le suivi des procédures HACCP, avec les relevés de température, les contrôles à réception ou encore le suivi des dates de conservation
Connectés au logiciel de caisse, certains outils peuvent aussi corréler les ventes des quantités consommées et faciliter la mise à jour des stocks. Le restaurateur possède ainsi une vision 360 de ses approvisionnements, de ses coûts et des écarts à surveiller.
02. Organiser les plannings et gérer ses équipes
Planning, pointage, absences, heures supplémentaires, préparation de la paie… La gestion des équipes représente vite une charge importante, en particulier lorsqu’une enseigne fonctionne avec plusieurs sites.
Les logiciels dédiés permettent de centraliser ces informations et de faciliter l’organisation du personnel. Ils aident aussi à adapter les effectifs au niveau d’activité attendu et des postes maîtrisés, plutôt que de construire les plannings sans lien avec la fréquentation du restaurant.
03. Gérer les commandes en salle comme en ligne
Aujourd’hui, une commande peut passer par le serveur, le comptoir, un terminale, un QR Code, le Click & Collect o anche la livraison. Plus les canaux se multiplient, plus leur coordination devient un sujet de gestion à part entière.
Les solutions dédiées permettent de :
✔ centraliser les commandes issues de plusieurs canaux
✔ transmettre les informations aux postes de cuisine
✔ synchroniser les ventes avec le logiciel de caisse
✔ suivre l’activité sans multiplier les interfaces et les interventions humaines
Le restaurant bénéficie d’une gestion commune de ses commandes, qu’elles aient été passées sur place ou à distance.
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04. Gérer la relation client et la fidélisation
La gestion ne s’arrête pas une fois que le client a quitté le restaurant. Les outils de CRM et de fedeltà permettent de rattacher les achats à une base clients et d’entretenir la relation dans le temps.
✔ centraliser les profils clients et leurs historiques d’achat
✔ gérer un programme de fidélité et les avantages associés
✔ segmenter la base clients selon les comportements d’achat
✔ inviare campagne mirate par SMS, e-mail ou notification
✔ suivre la fréquence de visite et les habitudes de consommation
L’intérêt est aussi économique : plutôt que d’investir dans des campagnes larges et peu ciblées, le restaurant peut concentrer ses efforts et mieux maîtriser son budget marketing.
Volete saperne di più? Consultate la nostra risorsa ➜ Fidéliser en restauration : ce qui marche vraiment
05. Analyser les performances pour orienter ses décisions
C’est sans doute l’un des volets de la gestion qui a le plus émergé ces dernières années. Face à la hausse des coûts, à la multiplication des canaux de vente et à des arbitrages de plus en plus fréquents, les restaurateurs ont besoin d’aller plus loin que le simple suivi du chiffre d’affaires. Les solutions de pilotage se sont donc largement développées et proposent aujourd’hui des analyses de plus en plus poussées.
Elles permettent par exemple de croiser :
✔ le chiffre d’affaires, les marges et le panier moyen
✔ les performances par produit, canal ou établissement
✔ les coûts matières et les coûts de personnel
✔ la fréquentation et les différents moments de consommation
✔ les données clients et les résultats des actions marketing
En faisant remonter les écarts et les tendances, ces outils permettent de mieux prioriser les actions, d’anticiper les points de vigilance et d’ajuster le pilotage avant qu’un problème ne s’installe.
Obypay, la solution de commande, paiement et fidélité intégrée à votre logiciel de caisse
Chez Obypay, on a fait le choix de réunir 3 fonctions clés pour les restaurateurs : la commande, le paiement et la fidélité.
Nos clients peuvent ensuite choisir de les combiner ou d’activer uniquement les fonctionnalités qui leur sont utiles. La solution s’adapte ainsi à leur organisation, sans imposer un modèle unique.
Et surtout, pas besoin de changer de caisse pour en profiter. Obypay vient se connecter aux outils déjà en place, pour compléter l’existant et faire évoluer son équipement au fil de ses besoins.
Logiciel de caisse ou logiciel de gestion : faut-il choisir ?
Il n’y a pas de réponse binaire à cette question. Avec l’évolution du secteur et des besoins des établissements, la priorité est de construire l’écosystème logiciel le plus pertinent pour son restaurant.
Il ne faut pas chercher à opposer les deux, mais voir jusqu’où la caisse peut répondre aux besoins du restaurant, et quelles briques de gestion viennent ensuite la compléter. Plus les enjeux se déplacent vers la fidélisation, le marketing, l’e-réputation ou le pilotage, plus l’intérêt d’un écosystème connecté devient pertinent.
