La fretta nei ristoranti: 5 soluzioni per gestire l'affollamento senza frustrare i clienti
"È la fretta", una frase che pronunciate almeno 10 volte alla settimana.
Nel settore della ristorazione, questi periodi di punta sono un dato di fatto.
Sulla carta, questa è una buona notizia: significa che il ristorante è in funzione. Ma se non vengono gestiti correttamente, questi momenti critici possono trasformarsi rapidamente in un vero e proprio calvario.
Clienti impazienti, errori di servizio, team tesi, margini in erosione... La fretta può minare la vostra redditività ben oltre il servizio attuale.
Come si fa a gestire la folla senza danneggiare l'esperienza del cliente o esaurire i team?
In questa guida completa, Abbiamo 5 soluzioni per aiutarvi a gestire la fretta al ristorante e a trasformare le ore di punta in un vero e proprio motore di soddisfazione e fedeltà.
Quanto costa una corsa al ristorante?
Una fretta mal gestita non influisce solo sulla fluidità del servizio. Mina la vostra redditività su diversi fronti.
Quando l'attesa spegne i clienti
Non si tratta solo di clienti impazienti, ma di una vera e propria perdita di guadagni. Un cliente che torna indietro significa un tavolo vuoto, un biglietto mediamente perso e talvolta una nota negativa lasciata online. L'effetto può durare ben oltre il servizio.
Errori che intaccano i vostri margini
Nelle corse è difficile rimediare a un errore. Il costo è duplice: sprechi in cucina e un gesto commerciale per accontentare il cliente. Alla fine del mese, queste piccole perdite intaccano il margine.
Quando la velocità ha la precedenza sulla qualità
Quando il servizio è sotto pressione, l'attenzione ai dettagli scompare: meno sorrisi, meno contatti, meno fedeltà... Si servono i piatti, ma si perde l'esperienza.
Le squadre hanno esaurito il servizio dopo il servizio
Una corsa improvvisa esaurisce camerieri e cuochi. Questo si traduce in un maggiore turnover del personale e in costi aggiuntivi di assunzione e formazione, e una squadra che perde efficienza quando ne ha più bisogno.
Una dipendenza rischiosa nelle ore di punta
Se il 70% della vostra figura cade in un'unica fascia oraria, dipendete completamente da questo picco. In caso di incidente tecnico, assenza o capricci del tempo, la giornata è compromessa.
Quindi la fretta non è solo un momento difficile da superare: mina i vostri margini, la vostra immagine e la motivazione dei vostri team.
Volete saperne di più? Consultate la nostra risorsa ➜ Ristoranti: 8 errori che rovinano l'esperienza del cliente senza che voi ve ne accorgiate
01. Ridurre i tempi di attesa all'arrivo dei clienti
L'attesa all'ingresso o davanti al bancone rimane uno dei primi punti di attrito per i vostri clienti. La coda dà un'impressione negativa fin dai primi minuti, ancor prima di assaggiare il piatto.
Digitalizzazione della presa in carico degli ordini: meno code per una maggiore fluidità
Impostazione terminali di controllo o un soluzione di ordinazione da tavolo tramite codice QR distribuisce il flusso ed evita una singola coda allo sportello.
I clienti effettuano gli ordini secondo i propri ritmi, senza pressione.
Gli errori sono ridotti poiché l'ordine viene registrato direttamente dal cliente.
Il servizio è più veloce, che aumenta il numero di ordini elaborati nella stessa fascia oraria.
"Ridurre il tempo di attesa all'arrivo non significa solo rendere il servizio più fluido: ha un impatto diretto sulle vendite. Più clienti serviti in meno tempo, meno perdite per abbandono e una migliore rotazione dei tavoli. È la base per smussare la fretta prima ancora che inizi".Il parere dei nostri esperti
Incassare subito dopo l'ordine: assicurare le cifre di vendita e decongestionare il banco.
Il pagamento immediato limita uno dei maggiori colli di bottiglia: la coda per pagare.
Con il pagamento presso il punto d'ordine (terminale, QR Code, Click & Collect), si risparmia tempo su due fronti:
Si mette in sicurezza il cifrario, anche se il cliente parte prima del previsto.
Riducete la coda a fine pasto, quando tutti i clienti desiderano pagare contemporaneamente.
Inoltre, evita discussioni interminabili quando si tratta di dividere il conto: ogni cliente paga il proprio ordine all'inizio, sia che prenda una semplice bevanda o un menu completo.
Offrire diversi canali d'ordine per assorbire i flussi
Non affidatevi a un'unica coda. Combinando chioschi, ordinazioni digitali in sala e ordinazioni tradizionali al banco, è possibile distribuire i clienti e ridurre i tempi di attesa.
Chi vuole solo un caffè da portare via usa il chiosco.
Chi preferisce interagire con un cameriere passa dal bancone.
Chi vuole rimanere seduto ordina al tavolo tramite QR Code.
Questa flessibilità si adatta alle abitudini di ognuno e rende naturalmente più fluidi gli arrivi. In pratica, si evita che un cliente venuto per un semplice spuntino perda la pazienza dietro un tavolo di dieci persone.
"Utilizziamo la soluzione Obypay per gestire i nostri terminali d'ordine, che ci permette di avere diversi percorsi per i clienti all'interno del negozio. L'interfaccia è estremamente intuitiva e permette ai clienti di ordinare rapidamente scoprendo l'offerta Krispy Kreme".Thibaut, Chief Digital Officer
02. Sfruttare i pre-ordini
I dipendenti hanno spesso 45 minuti, a volte meno, per il pranzo. La preordinazione consente di ordinare dal proprio ufficio o in viaggio e di ritirare l'ordine non appena arriva. In questo modo, potrete attirare clienti che non avrebbero corso il rischio di aspettare in una lunga coda.
Click & Collect: uno strumento per una migliore distribuzione dei flussi
Con il Clicca e ritiraSe state cercando un nuovo servizio, i vostri clienti possono ordinare in anticipo e ritirare il pasto all'ora stabilita.
Si guadagna in prevedibilità sul volume da trattare.
I vostri team si preparano in anticipo invece di raccogliere in fretta e furia.
I clienti evitano la coda e raccogliere rapidamente il loro ordine.
Per essere un ristorante nel centro della città, è ideale per i clienti degli uffici che vogliono mangiare velocemente tra le 12.00 e le 14.00.
Volete saperne di più? Consultate la nostra risorsa ➜ Perché Click & Collect è essenziale per i ristoranti?
Anticipare i carichi di lavoro con fasce orarie configurabili
La soluzione Click & Collect di Obypay non è solo un altro canale: vi fornisce gli strumenti necessari per controllare il vostro traffico invece di esserne sopraffatti.
Limitare i prodotti per nicchia
È possibile impostare il numero di piatti disponibili per un periodo specifico. Grazie a questa funzionalitàLa cucina non viene saturata da una valanga di ordini identici nello stesso momento.
Ad esempio, è possibile impostare un massimo di 15 hamburger fatti in casa tra le 12:00 e le 12:30. In questo modo si evitano colli di bottiglia e si garantisce il rispetto dei tempi di preparazione.
Blocco degli slot quando necessario
Una volta raggiunta la capacità massimagli ordini non possono più essere effettuati in questa fascia oraria. I clienti vengono automaticamente reindirizzati a una fascia oraria disponibile.
Ad esempio, se il servizio delle 13.00 è al completo, il sistema chiuderà la prenotazione per quella fascia oraria e offrirà il servizio direttamente alle 13.30. Nessuna brutta sorpresa per voi o per i vostri clienti!
Queste due funzioni trasformano il pre-ordine in un vero e proprio strumento di gestione. Non dovete più sopportare l'afflusso: potete regolarlo, senza frustrare i vostri clienti.
"Con la preordinazione si passa da un approccio reattivo a uno basato sull'anticipazione. I vostri team conoscono parte del carico in arrivo, organizzano l'allestimento e riducono i tempi di attesa in servizio. È anche un modo per limitare gli sprechi, adattando la produzione ai volumi effettivi".Il parere dei nostri esperti
03. Incoraggiare il consumo fuori dalle ore di punta
Quando tutti arrivano tra le 12.00 e le 13.30, la pressione si fa sentire. Incoraggiando i vostri clienti a rimandare le visite, potrete distribuire i flussi in modo più uniforme, ottimizzare le risorse e sfruttare al meglio i periodi di inattività della giornata.
Creare offerte interessanti per i periodi non di punta
I periodi di bassa stagione non devono necessariamente significare tavoli vuoti. Se ben studiati, possono rappresentare una vera e propria spinta alle vendite e alleviare i periodi di picco. Il segreto è proporre offerte semplici, visibili e sufficientemente attraenti da cambiare le abitudini dei clienti.
➜ Riduzione su una formula servito solo prima delle 12.00 o dopo le 13.30.
➜ Offerta di una pausa gourmet tra le 15.00 e le 17.00 per dare il via alle attività del pomeriggio.
➜ Menu speciale serate dei giorni feriali per compensare la sala vuota nei fine settimana.
Riduzioni mirate su Click & Collect fuori dal periodo di punta.
➜ Bevande in omaggio per gli ordini effettuati tra le 18.00 e le 19.00.
Le possibilità sono infinite!
"Una panetteria offre -20% sulle insalate ordinate prima delle 12.00. I clienti abituali del posto rimandano volontariamente il loro arrivo, la coda alle 12 in punto si riduce e le vendite si mantengono su un assortimento più ampio".Visto a terra
Volete saperne di più? Consultate la nostra risorsa ➜ I periodi di bassa stagione nel settore della ristorazione: 5 idee per aumentare il fatturato
Segmentare le campagne di marketing per indirizzare i clienti
Il tuo database clienti è una leva potente per influenzare le abitudini dei consumatori e rendere più fluidi i vostri servizi. L'idea non è quella di limitare i clienti, ma di dare loro un buon motivo per rimandare la visita.
➜ Identificare i clienti "abituali delle 12:30": quelli che saturano sempre la tranche critica.
Offrite loro un'alternativa interessante (ad esempio, una campagna SMS o push "-15% per un acquisto di 20 euro, tra le 11.30 e le 12 di questa settimana").
➜ Premiate i clienti più fedeli: offrire loro punti bonus se ordinano prima, o un vantaggio speciale per chi sceglie uno slot non urgente.
Questo targeting preciso vi permette di ridurre i tempi di punta e di rendere felici i vostri clienti. Si sentono riconosciuti e premiati e continuano ad acquistare da voi, ma in momenti in cui la vostra sala da pranzo e la vostra cucina respirano più facilmente.
Con la soluzione Obypay, tutto avviene automaticamente: le vostre campagne (notifiche push, SMS o e-mail) vengono spediti al momento giusto, al cliente giusto, senza sovraccaricare i vostri team.
Volete saperne di più? Consultate la nostra risorsa ➜ Segmentare il database: la pietra miliare della fidelizzazione dei clienti
04. Comunicare in tempo reale
Nel bel mezzo di una corsa, gran parte della frustrazione dei clienti deriva dalla mancanza di informazioni. Quando i clienti non sanno quanto tempo dovranno aspettare, se il loro ordine è stato elaborato o quando sarà pronto, è facile che si irritino. Una comunicazione chiara e immediata cambia tutto.
Notifiche automatiche per facilitare l'attesa
Con le notifiche di ObypayPotete informare i vostri clienti direttamente sul loro telefono:
Ordine confermato,
➜ preparazione in corso,
➜ piatto pronto per il ritiro.
"In una food court, invece di chiamare i clienti a voce per ritirare il cibo, questi ricevono un avviso diretto sul telefono. I clienti si siedono o camminano in attesa dei loro ordini, invece di aspettare davanti allo stand".Visto a terra
Liberate i vostri team da micro-spiegazioni ripetitive
Ogni minuto speso a ripetere le stesse informazioni ("ecco che arriva", "mancano 5 minuti", "il vostro piatto è quasi pronto") rallenta il servizio e fa perdere di vista i vostri team. Automatizzando questa comunicazione, i camerieri e i cuochi possono concentrarsi sulla loro attività principale.
Anticipare e alleggerire la congestione con le giuste informazioni
La comunicazione istantanea consente di intervenire sui flussi di traffico prima che la sala raggiunga il punto di saturazione.
Se la cucina è in ritardo, è meglio essere avvisati che subire lamentele.
Lasciando che i clienti prendano il controllo delle loro aspettative, si riduce la frustrazione e si trasforma un momento delicato in un'esperienza controllata.
05. Migliorare l'esperienza del cliente durante l'attesa
Anche con un'organizzazione ottimizzata, una corsa comporta inevitabilmente un po' di attesa. La differenza sta nella percezione: un cliente che aspetta senza sapere nulla si infastidisce, mentre un cliente che capisce e può utilizzare questo tempo in modo utile o piacevole rimane soddisfatto.
Accodamento digitale: trasformare il vincolo in trasparenza
Con la coda digitaleI clienti sanno esattamente dove si trovano. Possono vedere dove si trovano e il tempo previsto per essere serviti.
Meno incertezza = meno frustrazione.
La sala diventa più tranquilla, perché i clienti non si sentono dimenticati.
Evitate la folla davanti al bancone.
"In una brasserie affollata, i clienti sanno di essere al quarto posto della fila e seguono l'avanzamento sul terminale delle ordinazioni. Invece di calpestare il bancone una volta pagato l'ordine, sanno cosa aspettarsi e ricevono una stima accurata del tempo di attesa".Visto a terra
Trasformare l'attesa in un momento utile
Un cliente che aspetta senza fare nulla ha l'impressione di perdere tempo. D'altra parte, se possono utilizzare questo tempo per preparare l'ordine, informarsi sulle vostre offerte o raccogliere i vantaggi, l'attesa diventa più accettabile e persino vantaggiosa per le vostre vendite.
➜ Visualizzazione del menu sul telefono : scansionando un codice QR, i vostri clienti possono sfogliare la mappa e pensare alla loro scelta prima ancora di arrivare al bancone o al tavolo. Questo riduce i tempi di ordinazione e rende il servizio più fluido.
➜ Accedere al vostro sezione fedeltà : Invece di aspettare passivamente, i clienti possono controllare il loro saldo punti, sbloccare un premio o addirittura usufruirne immediatamente. È un ottimo modo per trasformare l'attesa in un'esperienza positiva e interattiva.
Quando l'aspettativa diventa prevedibile e costruttiva, non rovina l'esperienza: può addirittura migliorarla.
Semplificare l'assistenza con una soluzione connessa all-in-one
Quando si parla di digitalizzazione, il rischio è quello di moltiplicare gli strumenti e di perdere chiarezza. Ma quello che vi serve quando siete in full service non sono tre pacchetti software diversi, ma una soluzione all-in-one che possa gestire tutto senza complicare il vostro lavoro quotidiano.
Come ogni strumento si inserisce nel percorso del cliente
Una soluzione completa copre l'intero percorso, senza interruzioni:
Ordine all'arrivo tramite Codice QR o terminale,
✔ ritirare il vostro pasto nella giusta fascia oraria grazie alla Clicca e ritira,
essere informati in tempo reale tramite notifiche automatiche,
Aspettare serenamente con il coda digitale,
Inserire un programma fedeltà dal primo acquisto.
Invece di navigare in diversi sistemi, tutto avviene in un unico ambiente fluido.
Perché l'integrazione con il POS fa la differenza
Una soluzione all-in-one si rivela davvero efficace se collegata al vostro POS.
Sarete più efficienti:
Tutti gli ordini (in loco, online, nei chioschi, con QR Code) salgono automaticamente,
I pagamenti sono monitorati in tempo reale,
I vostri team non devono passare da uno strumento all'altro.
Quando tutto è centralizzato, i vostri picchi di ricchezza cessano di essere un caos e diventano un ritmo che controllate.
"Avere un unico punto di contatto per tutta una serie di funzioni è un vero vantaggio. Oggigiorno esistono molti software specializzati in una sola area e ci si ritrova rapidamente con 10 programmi diversi, il che può rendere la gestione molto complicata".Damien, L'angolo della birra
Perché soffrire nelle ore di punta quando potete controllarle?
La corsa al restauro non si esaurirà mai. Ma non deve essere qualcosa da sopportare: con i giusti strumenti digitali, può diventare una leva per la soddisfazione dei clienti e la redditività.
Noi di Obypay lavoriamo con i ristoratori per trasformare questi momenti critici in opportunità. Le nostre soluzioni digitali per gli ordini e i pagamenti sono progettate per adattarsi ai vostri processi esistenti e rispondere alle vostre sfide specifiche: velocità, qualità del servizio e controllo dei margini.
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